Npm :22108302
Kelas :4.KB.05
1. Letterhead
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat. Biasanya terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan, yaitu :
- Gaya Inggris Amerika
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : 7/7/07 atau 7-7-07
Yang berarti menunjukkan bulan Juli, tanggal 07, dan tahun 2007. Untuk menghindari kerancuan ini, sebaiknya nama bulan ditulis dengan huruf maupun singkatan.
3. The Addressee of the letter
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung di bawah tanggal.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Biasanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh : Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
- As per your letter of July 5th
- As we discussed on phone today,
- Thank you for your letter of 2nd April
- With reference to your advertisement in the Jakarta pos, 1st January, 2011.
penulisan.
5. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum diketahui dapat ditulis dengan cara menulis "Dear Madam" atau "Dear Sir", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Watanabe".
- Jika mengetahui nama orangnya:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Katsura
Juga dapat menuliskan nama lengkap, tetapi harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini diperlukan jika belum mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Watanabe Katsura
- Jika belum mengetahui nama orangnya:
* Inggris British
Contoh : - Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada Inggris British tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh : - Dear Mr Watanabe
- Dear Mr Watanabe,
* Inggris Amerika
Contoh : - Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya perempuan
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Miller:
6. Subject
Merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas Salutation
- Inggris British
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
7. Body of the letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
8. Closing expression
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat) umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” harus selalu dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr. (Mrs. atau Miss) Lee” dapat diikuti dengan “Yours sincerely,”
Secara tradisi ekpresi penutup harus diakhiri dengan tanda koma, namun sekarang tanda koma dapat dihilangkan.
9. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
10. The Writer’s Designation
Posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
11. Enclosure
Berada di sebelah kiri bawah. Digunakan jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat, disebut juga dengan lampiran.
12. P.S (Postscript)
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
13. cc (carbon copy notation)
Sebelumnya carbon copies (salinan karbon). Merupakan daftar salinan kepada siapa penulis mendistribusikan surat, diurutkan sesuai dengan abjad.
II. Form and style of Business English letter
1. Full block style
Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada isi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf.
2. Block style
Mempunyai bentuk hampir sama dengan Full block style, yang membedakan adalah penempatan tanggal, penempatan tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan.
3. Semi block style
Bentuk penulisannya mirip dengan penulisan Block style, tetapi yang berbeda ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, dimana masing-masing paragrap baru diberi jarak.
4. Indented style
Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrapnya sama dengan Semi block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat pada Indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar diatas.
5. Hanging style
Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong ke kiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau penulisan paragrapnya lebih kedalam.
Sumber :
http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_mblock_p.htm
MA,SMK/48.%20Bahasa%20Indonesia%203%20Semua%20Program%20XI%20SMK%20MOCH%20IRMAN/05-BAB%204.pdf
http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
