Npm :22108302
Kelas :4.KB.05
1. Letterhead
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat. Biasanya terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan, yaitu :
- Gaya Inggris Amerika
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : 7/7/07 atau 7-7-07
Yang berarti menunjukkan bulan Juli, tanggal 07, dan tahun 2007. Untuk menghindari kerancuan ini, sebaiknya nama bulan ditulis dengan huruf maupun singkatan.
3. The Addressee of the letter
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung di bawah tanggal.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Biasanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh : Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
5. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum diketahui dapat ditulis dengan cara menulis "Dear Madam" atau "Dear Sir", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Watanabe".
- Jika mengetahui nama orangnya:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Katsura
Juga dapat menuliskan nama lengkap, tetapi harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini diperlukan jika belum mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Watanabe Katsura
- Jika belum mengetahui nama orangnya:
* Inggris British
Contoh : - Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada Inggris British tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh : - Dear Mr Watanabe
- Dear Mr Watanabe,
* Inggris Amerika
Contoh : - Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya perempuan
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Miller:
6. Subject
Merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas Salutation
- Inggris British
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
Subject berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
1. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.
2. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.
3. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat.
7. Body of the letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
8. Closing expression
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat) umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
British English :
- Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”
- Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”
- Jika salam penutup yang bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with warmest regards, kind regards.
American English :
- Nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan "Sincerely"
Contoh lain Complimentary Close:
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr, Mrs. atau Miss” diikuti dengan “Yours sincerely,”
- Jika salam penutup yang bersifat nonformal seperti cordially yours, thank you, regards.
9. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
10. The Writer’s Designation
Posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
11. Enclosure
Berada di sebelah kiri bawah. Digunakan jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat, disebut juga dengan lampiran.
Contoh :
Enclosure: Brochure 2008
Enc: Brochure 2008
12. P.S (Postscript)
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
Fungsinya adalah sebuah catatan tambahan yang di tulis ketika menulis sebuah surat, biasanya berupa pesan singkat yang kalau Indonesia sering disebut dengan notebook biasanya terletak di kiri bawah.
13. cc (carbon copy notation)
Sebelumnya carbon copies (salinan karbon). Merupakan daftar salinan kepada siapa penulis mendistribusikan surat, diurutkan sesuai dengan abjad.
Contoh :
cc: Rahmat Susilo
cc: Rahmat Susilo, Jaka S.kom
II. Form and style of Business English letter
1. Full block style
Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada isi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf.
2. Modified block style
Mempunyai bentuk hampir sama dengan Full block style, yang membedakan adalah penempatan tanggal, penempatan tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan.
Beberapa bagian surat tersebut yang membedakan adalah :
- Penempatan tanggal
- Penempatan tanda tangan
3. Semi block style
Bentuk penulisannya mirip dengan penulisan Block style, tetapi yang berbeda ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, dimana masing-masing paragrap baru diberi jarak. Posisi bagian suratnya adalah penulisan surat ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close dan signaturenya berada pada rata tengah surat. Kemudian bagian yang lainnya berada pada rata kiri pada setiap awal paragraph. Posisi tanggal di kanan.
4. Indented style
Surat ini pada letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat. Sedangkan pada date berada di posisi rata kanan.
5. Hanging style
Format ini bentuk surat pada letter head berada di posisi tengah surat. Sedangkan pada date, complementary close, dan signature berada di posisi kanan surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal baris paragraf dari isi surat berada di posisi rata kiri, namun baris-baris berikutnya pada paragraf memiliki spasi.
Sumber :
http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_mblock_p.htm
MA,SMK/48.%20Bahasa%20Indonesia%203%20Semua%20Program%20XI%20SMK%20MOCH%20IRMAN/05-BAB%204.pdf
http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
